נחזור אל מושגי הבסיס של ה- NPI ואל יישומם במערכת - PLM, באיור שלמעלה אנו רואים מספר שלבי תהליך (Stages) ומספר שערים (Gates), לדוגמא, תהליך "תכנון קונספטואלי" שמסתיים בסקר תיכון (SDR), במקרה זה, השער להמשך. בדוגמא זו אנו מקפיאים ב- SDR את מפרט המערכת ואת המפרט השווקי (MRD), כלומר תצורת הבסיס(Baseline) כוללת שני (2) מסמכים שמגדירים בשלב זה את המערכת / מוצר. המשמעות - כל שנוי בתצורת הבסיס חייבים לעבור תהליך שנויים מלא על פי כללי ניהול תצורה / היבט בקרת שנויים. ההגדרה של Baseline משמעותה שנוכל לחזור לתצורה שהוקפאה על פי צורך שיתעורר בעתיד, כגון חזרה על שלב תכנוני. בודאי תשאלו "ומה עם היצירתיות של המהנדסים / מפתחים" ובכן למרבה הפלא היא אינה נפגעת. בין השערים (Gates) יש למתכננים חופש יצירתי עד להקפאת התצורה הבאה. האם חופש מלא ? לא בדיוק, אבל על פי מתודולוגיית ניהול תצורה בשלבים אלה בקרת השנויים היא ברמה מינורית, כאשר המגמה היא "להפריע" כמה שפחות. כל זה יבוא כמון לידי בטוי במערכת ה- PLM, הן בניהול גרסאות מסמכים ומוצרים תואם את השלב הדינמי הזה והן בתהליכי שנויים קצרים ורק בנקודות ההכרחית.
עד כה יש לנו בתהליך ה- NPI הגדרת שלבי תהליך (Stages), שערים שבהם מוקפאית תצורה (Baselines) ומה עוד יש לנו - בהקפאות תצורה ישנו שלב של מסירת התצורה המוקפאית ללקוח שלנו ואין זה משנה כלל אם הוא מחוץ לארגון או שהוא אגף / חטיבה / מחלקה אחרת בארגון, כגון העברה אל אגף הייצור בתוך החברה. במערכות ה- PLM נקראים התוצרים של אותה "חבילת" מידע Deliverables.
נדבך נוסף במערכת ה- PLM הוא קשירה של תהליך האישור של המידע (Work Flows) אל ה- Gate, כלומר כל פריט מידע שניכלל ב- "חבילת" המסירה חייב לעבור תהליך אישור לפי שניתן לשחרר אותו. כמובן, אישור פריט המידע הוא תנאי לאותה הקפאת תצורה מופלאה שעלינו לחתור אליה. חשוב לזכור המונח "מידע" אינו מתייחס רק למסמכים, אלא גם לעצי מוצר וזה קורה בשלבים מתקדמים של תהליך ה- NPI)), במעבר לייצור אב טיפוס והחשוב ביותר המעבר לייצור סדרתי, או בתעשייה תהליכית במעבר להקמת המתקן / מכונה / מערכת.
מקרים שקורים תדיר, אם כי בודאי לא בארגון שלכם, אבל בעולם הגדול זה קורה לא אחת וכוונתי לעובדה שבהגיענו
בשעה טובה ל- "שער" לא כל המסמכים נמצאים בסטוס המתאים. בנקודה זו מנהל הפרוייקט צריך לקבל החלטות ועל זה במאמר ניפרד אודות Action Items במערכת ה- PLM.